Notwendige Angaben auf E-Mails
 

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Notwendige Angaben auf E-Mails
(Quelle: Website der RAe Härting u. a., Berlin; http://www.haerting.de/de/3_lawraw/index.php?we_objectID=921&pid=228)


Durch das „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG) wurden am 1. Januar 2007 die Paragrafen im Handelsgesetzbuch (§ 37a HGB), im Aktiengesetz (§ 80 AktG) und im GmbH-Gesetz (§ 35a GmbHG) geändert. Diese Normen regeln, dass ein Gewerbetreibender in alle Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben aufzunehmen hat. In alle drei Vorschriften wurde die Klarstellung aufgenommen, dass diese Verpflichtung unabhängig davon gilt, in welcher Form der Geschäftsbrief übersandt wird. Damit ist nunmehr ausdrücklich klargestellt, dass auch per E-Mail übermittelte Geschäftspost die im einzelnen angegebenen Mindestinformationen zu enthalten hat.

Betroffen sind alle geschäftlichen E-Mails. Auch die anredefreie Antwort auf die E-Mail eines Geschäftspartners muss daher die notwendigen Angaben enthalten. Verstöße dagegen sind zwangsgeldbewehrt. Das Zwangsgeld darf eine Höhe von 5.000,00 EUR nicht übersteigen. Es ist allerdings nicht wirklich besonders wahrscheinlich, dass Registergerichte fahrlässige Verstöße in dieser Weise ahnden werden. Denkbar ist auch, dass Konkurrenten oder klageberechtigte Verbände Verstöße zu Abmahnungen nutzen. Hier ist jedoch zweifelhaft, ob im Einzelfall die Bagatelleschwelle des § 3 UWG überschritten wird.

Gleichwohl sollten die Pflichtangaben in Zukunft nicht nur auf den Firmen-Briefbogen sondern auch in geschäftlichen E-Mails auftauchen.

Dies sind im Einzelnen:
  • Bei Einzelkaufleuten, oHG und KG:

    • Firma mit Rechtsform;
    • Ort der Handelsniederlassung;
    • zuständiges Handelsregistergericht und Handelregisternummer.

  • Bei der GmbH:

    • Firma mit Rechtsform;
    • Sitz der Gesellschaft;
    • Zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer;
    • Alle Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen;
    • Sofern ein Aufsichtrat gebildet wurde, der Aufsichtsratsvorsitzende mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen.

  • Bei der AG:

    • Firma mit Rechtsform;
    • Sitz der Gesellschaft;
    • Zuständiges Handelsregistergericht mit Handelsregisternummer;
    • Alle Vorstände mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen, wobei der Vorstandsvorsitzende besonders zu kennzeichnen ist;
    • Aufsichtsratsvorsitzender mit Familiennamen und mindestens einem Vornamen.

In letzter Zeit sind wir häufig gefragt worden, ob Anstelle der Aufnahme aller Angaben in jede E-Mail auch ein Link auf die Unternehmens-Website genügen kann, auf der die Angaben vollständig vorhanden sind. Dies ist angesichts des klaren Wortlautes („auf allen Geschäftsbriefen“) wohl zu verneinen. Allerdings ist die Wahrscheinlichkeit, mit einem Zwangsgeld überzogen zu werden, bei einer derartigen Verfahrensweise noch geringer.

Fazit:

Angesichts der klarstellenden Eingriffe des Gesetzgebers in die entsprechenden Vorschriften empfiehlt es sich in Zukunft, alle geschäftlichen E-Mails mit den notwendigen Angaben zu versehen. Dies gilt nicht nur für die Geschäftsführung des Unternehmens, sondern für alle Mitarbeiter, die geschäftliche E-Mails versenden. Dies führt insbesondere bei Unternehmen, die mehrere Gesellschaften betreiben (etwa Schwester- oder Tochtergesellschaften), dazu, dass bei jeder E-Mail kurz zu erwägen ist, welcher Footer verwandt wird. Dabei sind letztlich die gleichen Überlegungen anzustellen, die man zu machen hat, wenn man Briefe per herkömmlicher Post versendet.



Gesetzestexte:

Notwendige E-Mail-Angaben gem. dem „Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister“ (EHUG):





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