Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails
(Information der IHK Hamburg auf www.hk24.de)

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Dass Geschäftsbriefe bestimmte Pflichtangaben wie Firma, Rechtsform, Registergericht usw. enthalten müssen, ist nicht neu. Neu ist aber die Klarstellung des Gesetzgebers, dass jede Form von Geschäftsbriefen von der Pflicht zu Mindestangaben erfasst ist, also auch E-Mails oder Telefaxe. Schon bisher ging die herrschende Meinung im Schrifttum davon aus, dass etwa auch E-Mails als Geschäftsbriefe anzusehen sind. Nun findet diese Ansicht eine klare rechtliche Grundlage.

Wen betrifft die Gesetzesänderung?

Die Änderung ist in dem am 1. Januar 2007 in Kraft getretenen "Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie des Unternehmensregister (EHUG)" enthalten und gilt seit Jahresbeginn unmittelbar für alle im Handelsregister eingetragenen Unternehmen. Angepasst wurden §§ 37 a Abs.1, 125 Abs. 1 Satz 1 Handelsgesetzbuch, § 80 Abs. 1 Satz 1 Aktiengesetz, § 35 a Abs. 1 Satz 1 GmbH-Gesetz und § 25a Genossenschaftsgesetz, indem in Bezug auf Geschäftsbriefe die Formulierung "gleichviel welcher Form" eingefügt wurde.

Zwangsgeld droht

Fehlende Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen kann das Handelsregistergericht mit Zwangsgeld ahnden. Ob darüber hinaus auch eine wettbewerbsrechtliche Abmahnung gerechtfertigt ist, ist gerichtlich nicht geklärt. Bei einer Abmahnung ist es daher empfehlenswert, Kontakt mit der Industrie- und Handelskammer aufzunehmen, um deren Rechtsgrundlage zu prüfen.

Was gilt für Kleingewerbetreibende?

Die gesetzliche Änderung nimmt keinen Bezug auf Kleingewerbetreibende, die nicht mit einer Firma im Handelsregister eingetragen sind. Dem Kleingewerbe werden auch die gewerblichen Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) zugeordnet. Die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe regelt hier § 15 b Gewerbeordnung (GewO), eine entsprechende Änderung ist nicht erfolgt. Es erscheint aber ratsam, dass auch im kleingewerblichen Bereich Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails, Telefaxen usw. gemacht werden. Denn die Meinung, dass Pflichtangaben auch in geschäftlichen E-Mails etc. enthalten sein müssen, wird durch die erfolgten Neuregelungen im EHUG bestätigt. Es erscheint naheliegend, dass sich eine unterschiedliche Behandlung von Geschäftsbriefen Handels- bzw. Kleingewerbetreibender nicht durchsetzen wird. Im kleingewerblichen Bereich können fehlende Pflichtangaben als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Durch das am 22.12.2006 im Bundesgesetzblatt veröffentlichte Gesetz zur Neuregelung des Versicherungsvermittlerrechts ist jedoch auch § 15 b GewO geändert worden. Diese Vorschrift betrifft Gewerbetreibende, für die keine Firma im Handelsregister eingetragen ist. Die geänderte Fassung tritt am 22. Mai 2007 in Kraft. Solche Kleingewerbetreibende müssen ab dem 22. Mai 2007 zusätzliche Angaben auf Geschäftsbriefen machen. Während bislang gemäß § 15 b Abs. 1 GewO auf allen Briefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet wurden, die Angabe des ausgeschriebenen Familien- und Vornamens Pflicht war, muss zum genannten Stichtag auch die ladungsfähige Anschrift angegeben werden.

Gesetzesbegründung

Die Gesetzesänderung wurde wie folgt begründet:

"Die EU-Publizitätsrichtlinie schreibt in Artikel 4 nunmehr ausdrücklich vor, dass die Pflichtangaben auf Geschäftsbriefen und Bestellscheinen unabhängig von der Form dieser Dokumente zu machen sind. Dies soll künftig auch für § 37a und alle vergleichbaren Vorschriften über Geschäftsbriefangaben durch einen möglichst geringfügigen Einschub in den vorhandenen Gesetzestext klargestellt werden. Die EU-Publizitätsrichtlinie erfasst zwar nur Kapitalgesellschaften. Eine einheitliche Regelung für alle nach deutschem Recht insoweit Verpflichteten erscheint aber unumgänglich und notwendig. Der Geschäftsverkehr soll sich nicht auf verschiedene Standards bei Personen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften einstellen müssen. Hinzu kommt, dass nach der herrschenden Meinung im Schrifttum bereits heute von der Geltung des § 37a und vergleichbarer Vorschriften auch für Telefaxe, E-Mails etc., also ohne Unterscheidung nach der äußeren Form der Schreiben, ausgegangen wird."

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